La digitalització de documents permet, d’una banda, millorar l’accés a la documentació i la millora de la transparència, ambdues enteses com a una obligació legal que les administracions públiques han d’aconseguir. La creació de còpies digitals, d’altra banda, permeten augmentar de forma exponencial els usuaris concurrents a un document i augmenta la rapidesa de la consulta. La digitalització també permet un doble estalvi, pot facilitar la consulta a la documentació a través d’Internet i, la disminució de la manipulació fa que no empitjori el seu estat de conservació, disminuint els riscos de deteriorament i les despeses que puguin anar associades (restauracions o neteja de documents).